Zmiany w przepisach – jak może pomóc system ERP?
Od wiosny 2020 roku polskie prawo poszerzane jest o nowe zapisy z niespotykaną wcześniej regularnością. Ich obecność związana jest bezpośrednio z dynamiką czasów, w których żyjemy – poczynając od niedawnych ustaw (tzw. covidowych), po aktualne zmiany związane z wojną w Ukrainie.
Każda z tych zmian niesie za sobą konsekwencje dla codziennego funkcjonowania polskiego biznesu. Utrzymanie bieżącej świadomości na temat aktualnego stanu prawnego staje się wyzwaniem, które wymaga konkretnego wsparcia technologicznego.
Popularną i kompleksową formą, skupioną między innymi na jego udzielaniu, jest inwestycja w system klasy ERP. Oprogramowanie, którego celem jest zarządzanie całością zasobów firmy, po stronie swoich koniecznych atutów, ma również bieżącą zgodność z przepisami prawa. O ich stan dba dostawca oprogramowania, regularnie wprowadzając do systemu nowe przepisy i aktualizując jego działanie tak, by miały one odzwierciedlenie w codziennym korzystaniu z programu.
Najlepszym przykładem na polskim rynku jest system enova365, dostarczany od 20 lat przez firmę Soneta. Jednym z jego najważniejszych aspektów, jest zgodność z przepisami. Ten element przekłada się bezpośrednio na zysk z perspektywy klienta końcowego, pomagając w sprawnym operowaniu firmą niezależnie od dynamiki realiów.
Jak pokazuje przykład pierwszej wersji tzw. Polskiego Ładu, wiele zmian w przepisach, szczególnie tych o głębokim charakterze finansowym, planowanych jest na przełom roku – nierzadko w szybkim tempie, trudnym do szybkiego opanowania przez działy księgowości.
To prosta droga do wygenerowania chaosu rozliczeniowego w najbardziej gorącym okresie. Inwestycja w system ERP oznacza odciążenie działu księgowości. Duża część odpowiedzialności w takich “gorących” okresach zostaje w ten sposób przekazana w ręce grup ekspertów, współpracujących z dostawcami oprogramowania.
Jednocześnie, rozwój systemów ERP idzie w parze z postępującą ewolucją digitalizacyjną. W myśl zmieniających się przepisów, coraz większa część firmowej dokumentacji jest cyfryzowana. Doskonałym przykładem może być tutaj Krajowy System e-Faktur, który już w 2024 roku stanie się obligatoryjnym rozwiązaniem w Polsce. Ponadto, na przestrzeni minionych lat, upowszechnieniu uległy elektroniczne wnioski urzędowe, deklaracje składane online poprzez profile zaufane, a także Jednolite Pliki Kontrolne.
Oprogramowanie klasy ERP to środowisko, które naturalnie nadąża za tym trendem, dzięki czemu wiele przedsiębiorstw nie musi się do niego osobno dostosowywać. Pracownicy płynnie zyskują narzędzie do wykonywania codziennych obowiązków, a firmy nie muszą ponosić dodatkowych wydatków.
Co więcej, funkcjonalność systemów ERP wciąż wzrasta, dając możliwość pełniejszego dostosowania się do kolejnych wymogów prawnych.
Odciążenie finansowe jest tu więc wielowymiarowe. Aktualizacje, zawierające nowe przepisy prawa, są w wypadku enova365 ujęte w ramach wykupionej licencji, nie generując dodatkowych kosztów dla firmy, podążającej za zmianami. System ERP gwarantuje długotrwałą stabilność przy ponoszeniu minimalnych kosztów w długim dystansie czasowym.
Wszystkie wskazane wyżej aspekty ukazują największy atut systemów ERP. To programy, które charakteryzuje całościowe, holistyczne podejście do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa. Wymiana potrzebnych informacji jest płynna, bezproblemowa, a zmiany prawne są umieszczane bezpośrednio w systemie dzięki działaniu producenta. W efekcie całość procesów odbywa się wewnątrz jednego systemu, co przyspiesza pracę i zachowuje bezpieczny obieg informacji. Jednocześnie wyeliminowana zostaje możliwość popełnienia błędów, związanych z ryzykiem nieodpowiedniego przekazania danej informacji – lub trudności z wdrożeniem nowych przepisów prawa.
Wykorzystanie systemów tej klasy stanowi więc duże ułatwienie. Działanie w obrębie ERP zapewnia możliwość wykonywania wszystkich działań księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
