- Elektroniczny obieg dokumentów to redukcja czasu, kosztów i błędów związanych z przetwarzaniem dokumentów.
- Przejrzystość w finansach, sprawach bieżących i terminowość Twoich zadań.
- Większa skuteczność pracy. Zapomnisz o przestojach w biznesie.
- Szybki, stały i bezpieczny dostęp do danych (także archiwalnych).
- Jedno centralne miejsce procesowania dokumentów, faktur, umów, zapotrzebowań, zamówień, korespondencji – wszystko zintegrowane z ERP i KSeF.
obsługuje procesy biznesowe:
Obieg faktur kosztowych
Elektroniczny obieg faktur przyspieszy proces dekretowania, akceptacji i księgowania faktury nawet o 85%. Wyeliminujesz powtarzalną pracę, zwiększysz kontrolę wydatków, usprawnisz przepływ informacji i danych w firmie.
Integracja z ERP w pełni zautomatyzuje proces księgowania i wymiany danych.
Integracja z KSeF umożliwi automatyczne pobieranie faktur xml, ich wizualizację i eksport. Przy tym zachowasz odpowiedni obieg bez konieczności zmieniania procesów biznesowych.
Obieg zapotrzebowań i zamówień
Usprawnisz obsługę zapotrzebowań i zarządzanie zamówieniami. Zwiększysz kontrolę kosztów zanim one powstaną. Dokonasz optymalizacji i utrzymasz ustalony budżet.
Zautomatyzujesz proces przekazania faktury wynikający z zamówienia i zapomnisz o przestojach w biznesie.
Obieg umów
Wdrożenie systemu przyspieszy proces tworzenia, negocjacji, akceptacji podpisywania umów (podpis elektroniczny). Zyskujesz możliwość wersjonowania dokumentów i przywracania wcześniejszych wersji.
Zyskujesz centralne miejsce przechowywania kontraktów z ustalonym obiegiem dokumentów i bezpieczny dostęp online. Nadajesz uprawnienia do dokumentów i podpinasz je pod różne procesy.
To lepsza kontrola nad terminami i dokumentacją.
Obieg korespondencji
System zarządzania dokumentami obsługuje także obieg korespondencji przychodzącej, wychodzącej.
System EOD usprawni dystrybucję, katalogowanie i archiwizację korespondencji w całej firmie oraz umożliwi wyszukiwanie dokumentów wraz z ich historią zaledwie w kilka sekund. Oprogramowanie wyeliminuje także ryzyko zaginięcia dokumentów.
Obieg reklamacji
Elektroniczny obieg dokumentów to także obsługa reklamacji i znaczne ich przyspieszenie.
Ty decydujesz jaki ustalisz proces obiegu dokumentów reklamacyjnych i powiadomień o ich statusie. (Oprogramowanie jest w tym zakresie elastyczne). Utworzysz centralną ewidencję przebiegu obsługi reklamacji i zachowasz pełną historię zgłoszenia. Dzięki określaniu typów i raportowaniu szybko zidentyfikujesz także wadę danego produktu.
Repozytorium dokumentów
Standardowym modułem systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest repozytorium. Tu znajdować się będzie centralne miejsce ich przechowywania, niezależnie od realizowanych procesów biznesowych. Repozytorium może być miejscem zeskanowanych i odpowiednio sklasyfikowanych plików lub miejscem startu obiegu dokumentów w firmie. Odpowiednie uprawnienia dokumentów zapewniają bezpieczeństwo danych i właściwy przepływ informacji.
Jedno narzędzie - automatyzacja pracy całej organizacji
Niezależnie od ilości spółek, jednostek organizacyjnych, zaawansowanych procesów, skieruj pracę związaną z obiegiem dokumentów w system Enovatio Workflow.
Funkcja OCR, reguły, ścieżki akceptacji, przejrzystość danych oraz automatyczne przeliczniki, ustandaryzują i przyspieszą procesy obiegu dokumentów. Unikniesz powielania czynności.
Elektroniczny obieg dokumentów zintegrowany z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF) skraca obsługę efaktur nawet o 85%. To sprawną praca pracowników zaangażowanych w ten proces.
Integrator Envatio KSeF HUB zapewnia automatyczną komunikację z klientami związaną z wysyłką wizualizacji efaktur wraz z załącznikami oraz automatyzację w wysyłaniu i pobieraniu faktur z/do systemu Ministerstwa Finansów.
ENOVATIO WORKFLOW
OCR odczytywanie treści z plików graficznych i .pdf
Dzięki temu rozwiązaniu m.in. formularze są automatycznie wypełniane danymi z faktur oraz z innych dokumentów.
Niezawodny silnik workflow
Dzięki temu procesy obiegów dokumentów idą zawsze wedle Twojej ustalonej “drogi”, a dokumenty trafiają do właściwych osób, w odpowiednim czasie.
Wydajność na poziomie Enterprise
Umożliwia obsługę milionów dokumentów w krótkim czasie. Oprogramowanie to jest zaprojektowane z myślą o obsłudze wielu procesorów i dużej ilości pamięci.
Elastyczność systemu
Pozwala na dokonywanie zmian w procesach obiegu dokumentów, formularzach, uprawnieniach bezpośrednio przez Twoją firmę oraz zmian w integracji. System rozwiązuje Twoje problemy, z jakimi borykasz się w firmie.
Przejrzysty interface
W połaczeniu z procentowymi wskaźnikami postępu prac, licznikami, wykresami, sumie wartości i użytym kolorom, system zapewnia zwiększenie skuteczności pracy i sprawniejsze podejmowanie decyzji.
Integracja z systemami ERP i FK
System daje rozszerzony zakres wymiany informacji. Dane przenoszone są zgodnie z rozpisaniem (względem kont księgowych, centrów powstawania kosztów, schematów księgowych lub produktów).
Wielospółkowość
To obsługa wielu spółek z poziomu jednego konta i to bez konieczności przelogowywania się! System uwzględnia rozdzielenie uprawnień do procesów każdej spółki. Określony dokument trafi zawsze do osoby odpowiedzialnej za pracę nad nim.
Obiegi dokumentów i workflow designer
Ścieżki obiegu dokumentów i akceptacji – ze względu na różne typy dokumentów i procesy biznesowe. Możesz sam projektować krok po kroku: wymuszać dodanie komentarza, dokumentów do projektu, załącznika, wysłanie maila itp.
Projektant formularzy
Umożliwia szybkie utworzenie od podstaw lub dostosowanie formularzy do wciąż rozwijającej się organizacji. To także możliwość edytowania statusów, dodawania nowych pól oraz zakładek – na zasadzie drag&drop.
Integracja z KSeF (Krajowym Systemem eFaktur)
Automatyczne pobieranie faktur xml z KSeF i ich wizualizację. To zachowanie prawidłowego obiegu efaktur, gdzie księgowość otrzymuje komplet przeprocesowanych dokumentów gotowych do księgowania (ministerialne KSeF powoduje odwrócony obieg faktury i wydłuża jej obsługę).
System dostosowany do wymogów prawnych.
Raporty w czasie rzeczywistym
To możliwość śledzenia rzeczywistych danych i pełnej kontroli nad dokumentacją z każdego miejsca, gdzie pracujesz.
Jedno miejsce zbiorczych danych, logiczna struktura oraz transparentność wpłynie na szybsze podejmowanie trafnych decyzji.
Integracja obiegu dokumentów i systemu ERP eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, duplikaty indeksów oraz rozbieżność danych. To usprawnia pracę księgowości i zasadniczo wpływa na obniżenie kosztów.
System obiegu dokumentów integrujemy w taki sposób by zapewnić klientowi rozszerzony zakres wymiany informacji. Dane przenoszone są zgodnie z rozpisaniem na konta księgowe, MPK, schematy księgowe, czy rozpisanie na produkty. (Konkurencyjne systemy, zapewniają często, tylko przeniesienie danych nagłówkowych.)
Enovatio Workflow integrujemy i umożliwiamy wymianę informacji z systemami: enova365, Symfonia Premium/Forte, Comarch Optima, XL, SAP, RAKS SQL, Humansoft, Microsoft Dynamics 365, Exact, Rewizor Nexo, GT, Streamsoft, Asseco Wapro ERP FaKiR, ale również z innymi rozwiązaniami jak KSeF, bank, podpis elektroniczny.
# 1
Większa elastyczność
System EOD dostosowany do Twoich potrzeb – rozwiązuje konkretne problemy w codziennej pracy (elektroniczny obieg dokumentów, formularze, słowniki, integracje, uprawnienia, dodatkowe funkcjonalności, wielojęzyczność itp.)
# 2
Workflow designer
Prosty i przejrzysty interfejs umożliwi także osobie nietechnicznej zaprojektowanie / edycję workflowów i wielopłaszczyznową konfigurację procesów wraz z uwzględnieniem warunków.
(Konkurencyjne rozwiązania opierają działanie workflowów na zmianie statusów i przejście dokumentu do kolejnej osoby.)
# 3
Wielospółkowość
Obsługa wielu spółek bez konieczności przelogowywania się.
To także możliwość nadawania odpowiednich uprawnień użytkowników końcowych i bezpieczeństwo danych.
# 4
Integracja z systemami ERP, FK
To więcej niż jedynie przeniesienie danych nagłówkowych. Ta integracja to zaawansowane rozwiązanie.
# 5
Integracja z KSeF
Pobieranie faktur ustrukturyzowanych xml i wysyłka plików xml, które w KSeF staną się fakturą. Zamiast kilku systemów będziesz mieć centralne miejsce do obsługi FV kosztowych i sprzedażowych. Zachowasz ustalony obieg dokumentów w firmie.
# 6
Integracja z NBP, VIES, GUS, MF – biała lista podatników, bank – przelewy, integracja z podpisem elektronicznym, OCR i Twoim rozwiązaniem
Wszystko dla pełnej automatyzacji i oszczędności czasu oraz minimalizacji ryzyka pomyłek.
# 7
Obieg zapotrzebowań i rozpisywanie dokumentów kosztowych z zamówieniami zakupu.
Skrócenie czasu procesowania zapotrzebowań i zakupów oraz zwiększenie kontroli kosztów – i to zanim one powstaną.
# 8
Zarządzanie projektami i budżetami
Z uwzględnieniem procesu obiegu dokumentacji i rozpisywania kosztów na projekty i pozycje budżetowe. System informatyczny Enovatio i jego funkcjonalność zautomatyzuje pracę w każdej firmie.
# 9
Obsługa zastępstw
Urlop, czy zwolnienie lekarskie pracownika – elektroniczny obieg dokumentów nie zatrzyma się, ponieważ osoba delegowana na zastępstwo będzie musiała podjąć odpowiednią akcję.
# 10
Zaawansowany kreator formularzy (form designer)
Wiemy, że formularze będą dostosowywane do wymagań zmieniającej się organizacji więc sam będziesz mógł tworzyć je i zmienić we własnym zakresie – bez konieczności pomocy programistów.
# 11
Na rynku IT od 21 lat
To zaufanie licznych klientów, którzy posiadają elektroniczny obieg dokumentów i zarządzania projektami. Wdrażamy to, co rzeczywiście działa i zapewnia sukces w realizacji zakładanych celów klienta.
# 12
Umiarkowana cena
Koszty skalkulowane są tak, aby były rentowne nawet dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Jak wygląda wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów ENOVATIO?
Koszty systemu obiegu dokumentów?
Koszty systemu Enovatio skalkulowane są tak, by były rentowne nawet dla małych i średnich organizacji. Wśród naszych klientów znajdują się nawet niewielkie firmy, które korzystając z aplikacji, budują swoją konkurencyjną przewagę już na początkowym etapie rozwoju.
Jeśli interesuje Cię koszt oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją ERP, FK i KSeF lub innymi rozwiązaniami, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.
Opowiedz nam o wyzwaniach, przed którymi stoisz, abyśmy mogli pomóc w sprawnym rozwoju Twojej firmy przez wdrożenie programu do obiegu dokumentów Enovatio.