KSeF to ważne zmiany w księgowości!
To coś więcej – to prawdziwa cyfrowa transformacja podatkowa. Polega na wymogu korzystania z Narodowego Systemu e-Faktur oraz (w konsekwencji) stosowania e-faktur. Zmiana ta obejmuje wszystkich podatników VAT.
Wyzwania z tym związane są proporcjonalne do zakresu działalności prowadzonej przez podatników. Ważne by przygotować się na nie na różnych poziomach: prawnym, organizacyjnym, ale i technologicznym.
Obowiązek korzystania z KSeF i e-faktur wprowadza zmiany w zarządzaniu biznesem – nawet tych przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Wymaga to znaczących zmian w organizacji pracy, w tym w adaptacji dotychczasowych metod.
Dla podatników prowadzących większą działalność, wyzwania te są bardziej skomplikowane, co jest związane z wieloma czynnikami, jak: liczba pracowników, liczba faktur, struktura klientów i dostawców, a także specyfika branży.
Warto pamiętać, że w kwestii e-faktur, kluczowe jest stosowanie formatu XML, który umożliwia łatwe zarządzanie danymi – zarówno dla maszyn, jak i ludzi. Przykłady wykorzystania XML obejmują formaty takie jak JPK_VAT, JPK_FA oraz faktury ustrukturyzowane z KSeF.
Integracja systemów ERP z KSeF odbywa się za pomocą plików XML, które muszą być zgodne ze strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów. Struktura tych plików jest drzewiasta i zawiera szczegółowe informacje o transakcjach. Przedsiębiorcy, już zaznajomieni z przesyłaniem dokumentów XML do urzędów skarbowych, będą mogli korzystać z systemów takich jak enova365 do zarządzania tym procesem.
Obowiązek stosowania e-faktur będzie stopniowo wprowadzany, począwszy od 1 lipca 2024 r. dla transakcji między podatnikami VAT, a od 1 stycznia 2025 r. dla działalności zwolnionych z VAT. Obowiązek ten nie dotyczy transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Nowe regulacje wymagają od przedsiębiorców dostosowania do procesu wystawiania różnych rodzajów faktur.
Co ważne, podatnicy bez siedziby w Polsce, ale prowadzący działalność na jej terytorium, będą również zobowiązani do stosowania KSeF i e-faktur.
Istotne jest zwrócenie uwagi na identyfikację przypadków posiadania stałego miejsca działalności w Polsce, co było zresztą przedmiotem sporów z organami podatkowymi. E-faktury będą wymagane tylko dla transakcji realizowanych przez stałe miejsce działalności.
